Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

1.1 Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO“) jest HEXA CHEM s.r.o. z siedzibą: Pohraniční 309/15a, 703 00 Ostrava – Vítkovice, Republika Czeska, numer identyfikacyjny (IČO): 21464855, numer VAT UE: CZ21464855, wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Ostrawie, sekcja C, pozycja 95772 – prowadząca sklep internetowy hexachem.pl („Administrator“).

1.2 Dane kontaktowe Administratora: e-mail info@hexachem.pl, telefon +420 734 720 250, adres: Pohraniční 309/15a, 703 00 Ostrava – Vítkovice, Republika Czeska.

1.3 Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

2.1 Przetwarzamy dane, które podajesz przy składaniu zamówienia, zakładaniu konta, w formularzu kontaktowym, e-mailem lub telefonicznie.

2.2 Są to przede wszystkim dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, adres dostawy i adres do faktury, e-mail, telefon), w przypadku firm także nazwa, NIP i numer VAT UE, a ponadto dane o zamówieniach i płatnościach.

2.3 Oświadczenia klienta dotyczące Towarów regulowanych: przy sprzedaży prekursorów materiałów wybuchowych, substancji toksycznych i innych Towarów regulowanych przetwarzamy dane podane w oświadczeniu klienta (imię, nazwisko, funkcja i podpis osoby podpisującej, w przypadku prekursorów materiałów wybuchowych także numer dokumentu tożsamości i organ, który go wydał, dane pełnomocnictwa oraz deklarowane zastosowanie substancji). W celu ich weryfikacji korzystamy także z rejestrów publicznych (np. CEIDG, KRS, rejestr VAT).

2.4 Monitoring wizyjny: nasza siedziba i magazyn w Ostrawie są objęte monitoringiem wizyjnym z zapisem. Jeżeli nas odwiedzisz, Twój wizerunek może zostać zarejestrowany.

2.5 Pliki cookies: podczas korzystania ze Sklepu przetwarzamy dane o Twoim urządzeniu i aktywności w Sklepie za pomocą plików cookies (pkt 8).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

3.1 Przetwarzamy Twoje dane w następujących celach i na następujących podstawach:

a) realizacja zamówienia i umowy sprzedaży, w tym dostawa, płatności, reklamacje i zwroty – art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Podanie danych niezbędnych do realizacji zamówienia jest warunkiem zawarcia umowy; bez nich nie możemy jej zawrzeć ani wykonać;

b) prowadzenie konta w Sklepie – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

c) odpowiedzi na pytania i zapytania ofertowe z formularza kontaktowego, e-maila lub telefonu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) lub lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na udzielaniu odpowiedzi);

d) wypełnianie obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych oraz obowiązków przy sprzedaży Towarów regulowanych (weryfikacja klientów i przechowywanie oświadczeń zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2019/1148 w sprawie prekursorów materiałów wybuchowych i przepisami o prekursorach narkotykowych, zgłaszanie podejrzanych transakcji) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

e) weryfikacja oświadczeń dotyczących innych Towarów regulowanych i zapobieganie ich nadużyciu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w bezpiecznej i zgodnej z prawem sprzedaży substancji chemicznych);

f) ochrona mienia i zapobieganie przestępstwom za pomocą monitoringu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

g) wysyłka informacji handlowych (newsletter, oferty) drogą elektroniczną – wyłącznie na podstawie Twojej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z przepisami ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i Prawa komunikacji elektronicznej;

h) analityczne i marketingowe pliki cookies – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w banerze cookies);

i) ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3.2 Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, w rozumieniu art. 22 RODO.

4. Okres przechowywania danych

4.1 Przechowujemy dane:

a) dotyczące zamówień i umów – przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy;

b) faktury i inne dokumenty podatkowe i księgowe – przez okres wymagany przepisami (w przypadku dokumentów podatkowych 10 lat);

c) oświadczenia klienta dotyczące Towarów regulowanych – przez okres ich ważności oraz przez okres wymagany przepisami (w przypadku prekursorów materiałów wybuchowych co najmniej 18 miesięcy od ostatniej transakcji), nie dłużej jednak niż 33 miesiące od podpisania oświadczenia;

d) dane konta – do czasu jego usunięcia;

e) dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania;

f) nagrania z monitoringu – 30 dni, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia konkretnego zdarzenia;

g) pliki cookies – przez okres wskazany w ustawieniach banera cookies, nie dłużej niż do wycofania zgody.

4.2 Po upływie okresu przechowywania dane są bezpiecznie usuwane lub anonimizowane.

5. Odbiorcy danych

5.1 Odbiorcami Twoich danych mogą być:

a) firmy przewozowe i kurierskie realizujące dostawy;

b) dostawcy usług płatniczych (Shoptet Pay, banki);

c) operator platformy sklepu (Shoptet a.s.) oraz dostawcy usług IT, hostingu i poczty elektronicznej;

d) podmioty świadczące usługi księgowe i podatkowe;

e) dostawcy usług analitycznych i reklamowych – jeżeli została wyrażona zgoda na pliki cookies;

f) organy władzy publicznej, jeżeli wymagają tego przepisy prawa (np. przy zgłoszeniu podejrzanej transakcji dotyczącej prekursorów lub na żądanie organów ścigania).

5.2 Dane przetwarzamy na terenie Unii Europejskiej. Jeżeli którykolwiek z podmiotów przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. dostawcy usług analitycznych), odbywa się to wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. EU–US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.

6. Twoje prawa

6.1 Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do:

a) dostępu do swoich danych (art. 15 RODO);

b) sprostowania danych (art. 16 RODO);

c) usunięcia danych (art. 17 RODO), jeżeli ich dalsze przetwarzanie nie jest wymagane przez prawo;

d) ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);

e) przenoszenia danych (art. 20 RODO);

f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);

g) wycofania zgody w dowolnym momencie – e-mailem na info@hexachem.pl, za pomocą linku w wiadomości lub zmieniając ustawienia cookies. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

6.2 Swoje prawa możesz realizować, pisząc na adres info@hexachem.pl lub na adres Administratora. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

6.3 Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego – w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl. Organem nadzorczym właściwym dla siedziby Administratora jest czeski Úřad pro ochranu osobních údajů, uoou.gov.cz.

7. Bezpieczeństwo danych

7.1 Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane osobowe, w szczególności zabezpieczenie systemów informatycznych (szyfrowanie, hasła, ochrona antywirusowa) oraz przechowywanie dokumentów papierowych w zamkniętych pomieszczeniach.

7.2 Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby zobowiązane do zachowania poufności.

8. Pliki cookies

8.1 Sklep korzysta z plików cookies. Niezbędne pliki cookies zapewniają działanie Sklepu (np. koszyka i logowania) i stosujemy je na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Analityczne i marketingowe pliki cookies stosujemy wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w banerze cookies.

8.2 Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach cookies w Sklepie lub w ustawieniach przeglądarki.

9. Postanowienia końcowe

9.1 Składając zamówienie lub wysyłając formularz, potwierdzasz zapoznanie się z informacjami o przetwarzaniu danych osobowych.

9.2 Administrator może zmienić niniejszą Politykę prywatności. Nowa wersja zostanie opublikowana w Sklepie, a o istotnych zmianach poinformujemy Cię e-mailem, jeżeli adres e-mail jest nam znany.

Polityka prywatności obowiązuje od dnia 12.10.2026 r.